نکاتی در نوشتن ایمیل برای کارجویان در یافتن شغل

اگر به دنبال شغل و در ابتدای راه هستید، ارسال ایمیل می‌تواند کمی سخت باشد. از طرفی باید با همکاران ارتباط برقرار کرده. از سوی دیگر قوانین نانوشته‌ای وجود دارد که می‌تواند شما را در مسیر متوقف کند. رعایت نکات در نوشتن ایمیل که در اینجا بدان اشاره‌شده می‌تواند در دریافت هرچه سریع‌تر پاسخ از سوی کارفرما به شما کمک کند.

بدانید چه می‌خواهید و درخواست بفرستید.

هر ایمیلی که ارسال می‌کنید باید یک هدف مشخص داشته باشد. زنجیره‌های طولانی ایمیل، سؤالات بی‌پاسخ، درخواست‌های نامعلوم می‌توانند از ابزار کار مفید به یک مانع بهره‌وری تبدیل شوند. کارجویان می‌توانند ایمیل را با نوشتن یک شماره تماس و مهلت زمانی تکمیل کنند و کارهای مربوط به آن را ادامه دهند.

حدس بزنید.

بهترین راه برای مقابله با این مشکل،درک نشانه‌هایی از اطرافیان شماست. برای مثال شاید شما دوست نداشته باشید وقتی با همکارتان صحبت می‌کنید حالتی کاملاً رسمی به خود بگیرید- مخصوصاً وقتی‌که در محیطی صمیمی کار می‌کنید.

همچنین هماهنگ بودن با بهترین عادت‌های شرکت خیلی مهم است. برای مثال اگر در نظر گرفتن عبارات (خیلی طولانی، خوانده نشده) دربالای ایمیل‌های طولانی، استاندارد باشد، فراموش کردن نوشتن یه کلمه منجر به سردرگمی یا زمان بیشتری برای پاسخ می‌شود. از مشاوران حرفه‌ای باتجربه‌تر یا افرادی که در چند سال گذشته در این شرکت مشغول کار بوده‌اند می‌توانند به شما در محیط کار کمک کنند.

همه ما روشهای بسیاری در برقراری ارتباط استفاده می‌کنیم. اگر فقط به این فکر می‌کنید که شما کدام راه ارتباطی را ترجیح می‌دهید بجای اینکه طرف مقابل چه راهی را برای برقراری ارتباط ترجیح می‌دهد، احتمالاً یک گفتگوی یکطرفه خواهید داشت.

نظر فرد دیگری را هم بخواهید.

هیچ وقت نخواسته‌اید که در ایمیل‌هایتان اشتباه‌های عجیب و غریب باشد. نه تنها مانع ارتباط می‌شود، بلکه سبب می‌شود شما حرفه‌ای به نظر نیایید. اما وقتی ویرایش می‌کنید، ممکن است اشتباهی کوچک به چشم بیاید. به همین دلیل بهتر است تا یک نفر دیگر پیش نویس شما را بخواند. مخصوصاً ایمیل‌های مهم.

پیش بینی نکات منفی

ارتباطات کتبی می‌تواند بیش از آنچه فکرش را کنید، منفی باشد. اگر راجع به ایمیل احساس منفی داشته باشید یا اگر بعنوان کارمند جدید موضوع سختی را پیش رو داشته باشید، ایجاد تعادل به سختی می‌تواند انجام شود.

وقتی ناراحت هستید ممکن است احساسی عمل کنید. حتی ممکن است در پاسخ به ایمیلی تهاجمی رفتار کنید.

موقع شناس باشید.

برای اکثر ایمیل‌ها، سعی کنید 24 ساعت صبر کنید تا پاسخ دهند. اگر زمان بیشتری نیاز دارید، یک یادداشت تشکر ارسال کنید و به آنها یادآوری کنید. به این ترتیب مجبورنیستید به هر ایمیلی پاسخ دهید به خصوص وقتی از شما خواسته نشده.

قالب بندی کنید.

ایمیل را با نوشتن پاراگراف‌های کوتاه، استفاده از شماره بندی و برجسته سازی کلمات کلیدی بنویسید. بهتر است قسمت‌های اضافی ایمیل طولانی را حذف کنید.

هوشمندانه پیگیری کنید.

وقتی منتظر پاسخ از کسی هستید، یک یادداشت یادآوری کوتاه و سریع ارسال کنید. اما متن ایمیل تعیین می‌کند که چه مدت باید صبر کنید تا یک ایمیل پیگیری ارسال کنید. اگر از طرف همکارتان منتظر چیزی هستید، منطقی ست که 24 تا 48 ساعت برای پیگیری صبر کنیم. برعکس اگر به یک غریبه ایمیل می‌فرستید بهتر است یک تا دوهفته منتظر بمانید. از طرفی برخی افراد اصلاً به ایمیل پاسخ نمی‌دهند.

به خودتان استراحت دهید.

ایمیل ابزاری مهم در برقراری ارتباط است. اما هدف همیشه کمال نیست. بلکه هدف ایجاد روابط و انجام کارهاست. زمان آن رسیده تا مهارت‌های خود را در نوشتن ایمیل گسترش دهید. ایمیل شمارا نمی‌کشد. نفس عمیق بکشید. همه‌چیز خوب پیش می‌رود.

 

 

برچسب ها: ایمیل

هنوز دیدگاهی ثبت نشده است

ثبت دیدگاه

captcha-image